The Role of the Village Government as a Facilitator in Records (Dynamic Archives) Management (Case Study in Paseban Village, Kencong District, Jember Regency)
Abstrak
Penelitian ini menggunakan studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis peran Pemerintah Desa Paseban sebagai fasilitator dalam pengelolaan rekod (arsip dinamis) yang dimiliki oleh pemerintah desa. Sebagai fasilitator, pemerintah desa berperan dalam menciptakan kondisi yang kondusif bagi pelaksanaan pengelolaan rekod. Hal ini sudah dilakukan walaupun belum maksimal. Terkait dengan pengelolaan rekod, terdiri atas: 1) penyortiran surat, 2) pembukaan sampul, 3) pengeluaran surat dari dalam sampul, 4) penelitian surat, 5) pembacaan surat, 6) penyampaian surat (intern), 7) pencatatan surat, dan 8) penyimpanan surat terkait pengelolaan surat masuk dan tata cara pengurusan surat masuk tidak terdapat SOP. Terdapat empat kegiatan pokok, yaitu: 1) pembuatan konsep, 2) persetujuan konsep surat, 3) pengetikan konsep surat, dan 4) pengiriman surat. Terdapat pula langkah-langkah pengelolaan surat keluar, yakni sudah mencakup: 1) menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, 2) membuat konsep surat, 3) mencatat pada buku registrasi keluar, 4) mengetik surat dalam bentuk akhir, 5) meminta tandatangan pimpinan, 6) mengecek surat yang akan dikirim, dan 7) mendistribusikan surat. Akan tetapi dalam pengelolaan surat keluar dan langkah-langkah pengelolaan surat keluar tidak terdapat SOP. Kriteria pemilihan peralatan kearsipan telah dilakukan. Peminjaman arsip tidak ada data peredaran pinjaman yang jelas, karena tidak memiliki prosedur dan tidak menggunakan buku peminjaman arsip. Selain itu, tidak ada batasan peminjaman arsip dan juga penentuan jangka waktu peminjaman arsip, sehingga arsip rentan terhadap kehilangan. inventarisasi rekod dan retensi arsip di Kantor Desa Paseban belum pernah dilakukan.
Referensi
Amsyah, Z. 2014. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Atika dan Fauziah, Neneng. 2016. Prosedur Kearsipan di Bagian Pemeriksaan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bekasi Selatan. Jurnal AKP: Jurnal Administrasi dan Kebijakan Publik│Vol. 6│No.1│Februari 2016. P-ISSN: 2089-8428/E-ISSN: 2723-3588. DOI: https://doi.org/10.33558/akp.v6i1.582 Available from < https://jurnal.unismabekasi.ac.id/index.php/akp/article/view/582>
Creswell, J. W. (2016). Research Design, Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitaif, dan Campuran. 4th ed. Yogyakarta: Pustaka Belajar.
Creswell, John W. 2015. Penelitian Kualitatif & Desain Riset. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Dewi, Ratna and Muzakir. 2021. Process Of Managing Incoming And Outgoing Letter In Bappeda Nagan Raya Regency. Jurnal Ilmiah Teunuleh: The International Journal of Social Sciences. Vol. 2, Issue. 2, June 2021, E-ISSN: 2746-4393. Available form < https://teunulehjournal.com/index.php/jiteunuleh/article/download/65/51>
Fathurrahman, Muslih. 2018. Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2, ISSN (online) 2528-021X. Available from < http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/article/viewFile/3237/1917>
Kuswantoro, Agung, dkk. 2022. Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar di Universitas Negeri Semarang Melalui Siradi (Sistem Informasi Surat Dinas). Jurnal Pustaka BudayaVol. 9 No 1, Januari 2022, pISSN: 2355-1186 | eISSN: 2442-7799. Available from < https://journal.unilak.ac.id/index.php/pb/article/view/7716/3638>
Madumere, Chika Phoebe and Ekwelem. 2020. Archival Maintenance Practices for Paper-Based Archival Materials in Academic Libraries in Nigeria Materials in Academic Libraries in Nigeria. Library Philosophy and Practice (LPP): e-journal, Spring 4-16-2020, ISSN 1522-0222. Available from < https://digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=7771&context=libphilprac>
Major, Nanighe Baldwin and Omenu, Felix. 2016. Records Management in Higher Educational Institutions in Bayelsa State: Implications for School Administration.World Saintifi News. EISSN 2392-2192. Available form www.worldsaintificnews.com
Morris, Lisa. 2022. Records Inventory 101. ARMA Magazine, Written on April 11, 2022. Available from https://magazine.arma.org/2022/04/records-inventory-101/
Nurdin, M., Nurmaeta, St., and Tahir, M. 2014. Peran Pemerintah Daerah dalam Pemberdayaan Masyarakat Petani Jagung di Kecamatan Biringbulu Kabupaten Gowa. OTORITAS: Jurnal Ilmu Pemerintahan. Vol. IV No. 1 April 2014. Available from < https://journal.unismuh.ac.id/index.php/Otoritas/article/view/81/79>
Obi, Sapere. 2014. Records Management in Higher Educational Institution in Bayelsa State: Implication for School Administration. Lagos: National Open University of Nigeria. http://www.docplayer.net
Puspasari, Durinda and Nikmah, Choirul. 2018. Effectiveness of Archive Management on Record System in National Zakat Agency in Indonesia. Advances in Social Science, Education and Humanities Research, volume 222. 2nd Social Sciences, Humanities, and Education Conference (SoSHEC 2018). Atlantis Press. Available from < https://download.atlantis-press.com/article/25903368.pdf>
Retha Dwi Putri, Veraniansyah and Erlangga Andi, Sukma. 2019. Prosedur Pengelolaan Arsip Untuk Keamanan Dokumen Di Rsia Puri Bunda Malang. adbis: Jurnal Administrasi dan Bisnis, Volume: 13, Nomor : 1, Juni 2019, P-ISSN 1978-726X/E-ISSN: 2715-0216. Available from < http://j-adbis.polinema.ac.id/index.php/adbis/article/view/66/64>
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2015. Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer). Yogyakarta: Gava Media.
Touray, Ramatoulie. 2021. A Review of Records Management in Organisations. Open Access Library Journal. 2021, Volume 8, e8107 ISSN Online: 2333-9721, ISSN Print: 2333-9705. Available from < https://www.scirp.org/pdf/oalibj_2021120315445685.pdf>
##submission.copyrightStatement##
##submission.license.cc.by-sa4.footer##This journal provides immediate open access to its content on the principle that making research freely available to the public supports a greater global exchange of knowledge.
All articles published Open Access will be immediately and permanently free for everyone to read and download. We are continuously working with our author communities to select the best choice of license options, currently being defined for this journal as follows: Creative Commons Attribution-ShareAlike (CC BY-SA)
![](/public/statistik.png)
![](/public/pdf.png)