The Role of the Village Government as a Facilitator in Records (Dynamic Archives) Management (Case Study in Paseban Village, Kencong District, Jember Regency)

Abstrak

Penelitian ini menggunakan studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis peran Pemerintah Desa Paseban sebagai fasilitator dalam pengelolaan rekod (arsip dinamis) yang dimiliki oleh pemerintah desa. Sebagai fasilitator, pemerintah desa berperan dalam menciptakan kondisi yang kondusif bagi pelaksanaan pengelolaan rekod. Hal ini sudah dilakukan walaupun belum maksimal. Terkait dengan pengelolaan rekod, terdiri atas: 1) penyortiran surat, 2) pembukaan sampul, 3) pengeluaran surat dari dalam sampul, 4) penelitian surat, 5) pembacaan surat, 6) penyampaian surat (intern), 7) pencatatan surat, dan 8) penyimpanan surat terkait pengelolaan surat masuk dan tata cara pengurusan surat masuk tidak terdapat SOP. Terdapat empat kegiatan pokok, yaitu: 1) pembuatan konsep, 2) persetujuan konsep surat, 3) pengetikan konsep surat, dan 4) pengiriman surat. Terdapat pula langkah-langkah pengelolaan surat keluar, yakni sudah mencakup: 1) menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, 2) membuat konsep surat, 3) mencatat pada buku registrasi keluar, 4) mengetik surat dalam bentuk akhir, 5) meminta tandatangan pimpinan, 6) mengecek surat yang akan dikirim, dan 7) mendistribusikan surat. Akan tetapi dalam pengelolaan surat keluar dan langkah-langkah pengelolaan surat keluar tidak terdapat SOP. Kriteria pemilihan peralatan kearsipan telah dilakukan. Peminjaman arsip tidak ada data peredaran pinjaman yang jelas, karena tidak memiliki prosedur dan tidak menggunakan buku peminjaman arsip. Selain itu, tidak ada batasan peminjaman arsip dan juga penentuan jangka waktu peminjaman arsip, sehingga arsip rentan terhadap kehilangan. inventarisasi rekod dan retensi arsip di Kantor Desa Paseban belum pernah dilakukan.